Кейс внедрения RPA: Как технологичнее формировать таможенные декларации.

Сотрудники любой компании в течение рабочего дня взаимодействуют с различными видами программных продуктов (Почтовые сервисы, ERP-системы, отраслевые CRM, ведут учет в 1С, формируют отчеты в корпоративных порталах, используют EXCEL, ищут информацию в браузерах и поисковых машинах и т.д.) Около 50% работы, выполняемой сотрудниками, является рутиной - повторяющейся работой с простым алгоритмом принятия решений.

В результате внедрения RPA, работа будет выполнятся быстрее, снижается себестоимость продукции или услуги, снижается количество ошибок, вводятся общие стандарты в различных департаментах, повышается уровень мотивированности сотрудников.

IТ-компания МигЗЗ является сертифицированным партнером платформы ElectroNeek. Мы считаем это направление очень перспективным, и партнерство с командой Сергея Юдовского является стратегическим для Миг33. 

Я, эксперт mig33.ru Сергей Вотяков, расскажу про внедрение RPA в процессы логистической компании.

✔ Как это было?
Компания выпускает более 8000 деклараций о товарах, более 2000 контрактов анализируется и проверяется ежегодно. Менеджеры вручную собирают и формируют всю документацию. 
Они обратились к нам с запросом: роботизировать процесс заполнения таможенной декларации. 


Из чего складывается процесс таможенного оформления: 

⦁ Загрузка данных из 1C
⦁ Обработка и выборка 
⦁ Заполнение Таможенной декларации

Данные могут храниться в формате PDF и PNG, это усложняет перенос данных, необходимо вручную вносить данные.
Конечно, это занимает большое количество времени, и более того с увеличением заказов вероятность допущения ошибки возрастает.


✔ Как это стало?
Задача, которая стояла перед нами – “подружить” софт для формирования таможенной декларации и 1С.

Процесс должен быть таким:

⦁ Загрузка данных из 1C
⦁ Распознавание изображений.
⦁ Сбор нужной информации по технологии “компьютерное зрение” из форматов PDF и PNG 
⦁ Внесение данных в таможенную декларацию 
⦁ Проверка данных и отправка декларации


✔ Этапы

1-ым этапом было:
     Постановка задачи, обсуждение со всеми участниками процесса и создание карты процессов
2-ым этапом было:
     Оценка возможности роботизации процессов
3-ым этапом было:
     Создание и тестирование робота
4-ым этапом было:
     Детальная проверка способности робота, а также проверка в нестандартных ситуациях, доработка прототипа
5-ым этапом было:
     Работа на “боевой” базе, доработка нового функционала по потребностям заказчика 

✔ Трудности

При разработке системы мы столкнулись с такими сложностями:

⦁ Распознавание файлов форматов PDF и PNG
⦁ Отсутствие единого стандарта сопроводительных документов
⦁ Внесение людьми изменений в названия файлов

✔ Решения нашей команды:

⦁ Мы использовали GhostScript, который помог нам разделять файл PDF на картинки, и далее искать и вычленять нужные нам данные, это позволило нам не увеличивать бюджет в создании робота.
(на картинке робот нашел название компании и внес ее в Excel)


⦁ Для решения задачи с отсутствием единого стандарта было предложено: Выделение общих порядков и образов документов, сейчас это решение позволяет безошибочно находить нужные документы.

⦁ Мы внесли регулярные выражения и части слов, по которым робот определяет называния нужных документов.
(на картинке робот отсортировал документы и занес их в отдельную папку)


✔ Результаты